Entre bulletins de paie, contrats et attestations, les documents RH s’accumulent vite et leur gestion soulève des questions de confidentialité, d’accès ou de conservation. Comment MyPeopleDoc permet-il concrètement de les recevoir, les consulter et les archiver dans un coffre-fort numérique ? Cet article explique le fonctionnement de la plateforme, de l’activation du compte au partage des fichiers, ainsi que les précautions essentielles pour l’utiliser sereinement.
MyPeopleDoc : à quoi sert cette plateforme ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique dédié aux documents RH, aujourd’hui exploité par UKG. Il permet aux salariés de recevoir, conserver et consulter en ligne les documents transmis par leur employeur, comme les bulletins de paie, contrats, avenants, attestations ou autres pièces administratives.
Son principal intérêt est de centraliser ces fichiers dans un espace personnel sécurisé plutôt que de dépendre de documents papier ou de pièces jointes reçues par e-mail.
Le compte MyPeopleDoc ne sert pas uniquement à recevoir des documents professionnels. L’utilisateur peut également y déposer certains fichiers personnels, les organiser et les conserver dans son espace de stockage. Les conditions d’utilisation prévoient actuellement une capacité de stockage personnel de 10 Go.
La plateforme permet notamment de :
- recevoir les documents RH envoyés par un ou plusieurs employeurs ;
- consulter et télécharger ses fichiers ;
- ajouter ses propres documents ;
- organiser les fichiers stockés ;
- partager certains documents avec des tiers ;
- conserver l’accès à son compte après avoir quitté son entreprise.
Ce dernier point est particulièrement utile pour les bulletins de salaire. Un changement d’employeur n’entraîne pas automatiquement la disparition du coffre-fort : le compte peut continuer à être utilisé pour accéder aux documents déjà enregistrés.
Comment fonctionne MyPeopleDoc pour les salariés ?
Le fonctionnement repose sur un principe simple : l’employeur transmet les documents RH vers le coffre-fort personnel du salarié, qui peut ensuite y accéder avec ses propres identifiants.
Lorsqu’un nouveau document est mis à disposition, l’utilisateur peut recevoir une notification à l’adresse électronique associée à son compte. Il lui suffit ensuite de se connecter à MyPeopleDoc pour consulter le fichier.
Le salarié dispose d’un espace qui lui est propre. Il peut y recevoir des documents de son employeur actuel et, dans certaines conditions, relier son compte à plusieurs employeurs utilisant le service.
Il peut également ajouter des fichiers personnels. MyPeopleDoc peut donc servir à regrouper dans un même environnement différents justificatifs utiles au cours de la vie professionnelle.
Le service reste distinct des outils internes de l’entreprise. Les identifiants permettant d’accéder à MyPeopleDoc doivent donc être soigneusement conservés, notamment lorsque le salarié quitte son poste et perd son adresse électronique professionnelle.
Pour cette raison, UKG recommande d’utiliser une adresse e-mail personnelle lors de la création du compte. Cela facilite la conservation de l’accès lors d’un changement d’entreprise.
Que devient le compte après un départ de l’entreprise ?
La fin du contrat de travail met normalement fin à l’envoi de nouveaux documents par l’ancien employeur. Elle ne supprime toutefois pas automatiquement le compte MyPeopleDoc.
Les conditions d’utilisation prévoient que l’utilisateur peut conserver son compte et continuer à accéder aux fichiers qui y sont enregistrés. Il peut également continuer à l’utiliser pour ses fichiers personnels.
Cette indépendance constitue l’un des principaux avantages du coffre-fort numérique : un salarié n’a pas besoin de réclamer systématiquement ses anciens bulletins de paie à son entreprise plusieurs années après son départ.
Comment créer et activer son compte MyPeopleDoc ?
La création d’un compte MyPeopleDoc ne fonctionne pas comme l’inscription à un service en ligne classique. L’activation commence généralement par une invitation envoyée par l’employeur.
L’entreprise doit en effet utiliser le service pour distribuer ses documents RH. Une invitation permet ensuite au salarié de créer son espace personnel.
La procédure comprend généralement les étapes suivantes :
- recevoir l’invitation adressée par l’employeur ;
- ouvrir le lien ou utiliser les informations d’activation communiquées ;
- renseigner l’adresse électronique qui servira d’identifiant ;
- créer un mot de passe personnel ;
- accepter les conditions d’utilisation ;
- finaliser l’activation du coffre-fort.
Il est préférable de choisir une adresse e-mail personnelle à laquelle on prévoit de conserver durablement l’accès.
Une fois le compte activé, l’utilisateur peut se connecter indépendamment de l’espace informatique de son entreprise.
Que faire si l’invitation n’arrive pas ?
Commencez par vérifier les courriers indésirables et l’adresse électronique communiquée à l’employeur.
Si aucun message n’apparaît ou si les informations d’activation ne fonctionnent plus, le plus efficace est généralement de contacter le service RH ou le service paie de l’entreprise. Celui-ci pourra vérifier l’adresse enregistrée et, lorsque cela est nécessaire, transmettre de nouvelles informations d’activation.
Il faut également éviter de créer plusieurs comptes sans nécessité. Un ancien compte peut déjà exister, notamment lorsqu’un précédent employeur utilisait MyPeopleDoc.
Comment consulter ses documents sur MyPeopleDoc ?
Une fois connecté, l’utilisateur accède à la liste des documents conservés dans son espace. Les fichiers transmis par l’employeur peuvent comprendre, selon les pratiques de l’entreprise :
- les bulletins de salaire ;
- le contrat de travail ;
- les avenants ;
- les certificats et attestations ;
- certains courriers RH ;
- les documents liés au départ de l’entreprise.
Les documents peuvent être ouverts directement depuis l’espace personnel puis téléchargés lorsque l’utilisateur souhaite en conserver une copie sur son ordinateur ou un autre support.
MyPeopleDoc permet également d’organiser les fichiers afin de retrouver plus facilement un document ancien.
Cette fonction prend toute son importance pour les bulletins de paie. En France, lorsqu’un employeur remet les bulletins sous forme électronique, il doit garantir leur disponibilité pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge prévu par la réglementation augmenté de six ans, selon l’option retenue.
Le salarié doit en outre pouvoir récupérer l’ensemble de ses bulletins électroniques dans un format couramment utilisable, sans avoir à effectuer des manipulations complexes et répétitives.
Faut-il conserver une copie ailleurs ?
Même si le coffre-fort est conçu pour une conservation durable, télécharger périodiquement ses documents les plus importants reste une précaution utile.
Une copie personnelle des bulletins de salaire, du contrat, des avenants ou du certificat de travail peut notamment être conservée sur un support sécurisé et sauvegardé.
Cette précaution devient particulièrement importante lorsque l’adresse e-mail associée au compte change ou lorsqu’un document est nécessaire rapidement pour une demande de crédit, de retraite ou de logement.
Comment télécharger et partager ses fiches de paie ?
Pour télécharger une fiche de paie, il faut se connecter à son compte, retrouver le bulletin concerné puis utiliser la fonction de téléchargement disponible dans l’interface.
Le fichier peut ensuite être enregistré sur l’appareil utilisé.
Le téléchargement est pratique lorsqu’un organisme demande une copie du bulletin, par exemple :
- une banque ;
- un bailleur ;
- une administration ;
- un organisme social ;
- un nouvel employeur dans une situation où un justificatif est nécessaire.
MyPeopleDoc permet également de partager des fichiers avec des tiers à travers des espaces de partage prévus par la plateforme.
Cette solution peut éviter d’envoyer systématiquement des documents sensibles en pièce jointe d’un e-mail.
Avant tout partage, vérifiez toutefois quel document est sélectionné et quelles informations il contient. Un bulletin de paie comporte de nombreuses données personnelles : identité, adresse, rémunération, numéro de sécurité sociale partiellement masqué selon les cas et informations relatives à l’emploi.
Il convient donc de ne le transmettre qu’à un destinataire légitime.
Un document téléchargé reste-t-il protégé par MyPeopleDoc ?
Non de la même manière. Tant que le document demeure dans le coffre-fort, il bénéficie des mécanismes de protection mis en œuvre par la plateforme.
Une fois téléchargé sur un ordinateur, un téléphone, une messagerie ou un espace de stockage externe, sa protection dépend de l’appareil et du service utilisés.
Il faut donc éviter, par exemple, de conserver ses fiches de paie sans protection sur un ordinateur partagé ou de les envoyer à une adresse dont on ne connaît pas précisément le destinataire.
MyPeopleDoc protège-t-il les données personnelles ?
MyPeopleDoc est conçu pour héberger des documents particulièrement sensibles et UKG indique mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles destinées à protéger les informations stockées.
Les mesures de sécurité décrites par l’entreprise comprennent notamment des mécanismes de contrôle d’accès, de surveillance des systèmes et de protection des infrastructures. L’activité du compte peut également être journalisée afin de détecter certains accès inhabituels.
Une authentification à deux facteurs peut par ailleurs être utilisée lorsqu’elle est activée pour le compte. Elle ajoute une vérification supplémentaire à la saisie du mot de passe.
La plateforme traite notamment certaines données nécessaires au fonctionnement du compte, comme :
- le nom et le prénom ;
- l’adresse électronique ;
- les informations nécessaires à l’authentification ;
- les documents RH envoyés sur le coffre-fort ;
- les fichiers personnels déposés volontairement ;
- certaines données relatives à l’activité du compte.
UKG indique également que les données personnelles ne sont pas vendues et encadre leur traitement conformément aux règles applicables en matière de protection des données.
L’employeur peut-il accéder à tout le coffre-fort ?
Il faut distinguer les documents envoyés par l’employeur du coffre-fort personnel du salarié.
MyPeopleDoc est conçu comme un espace individuel permettant notamment à l’utilisateur de stocker ses propres fichiers. Il ne faut donc pas le confondre avec un simple dossier RH interne directement administré comme tel par l’entreprise.
Cela ne dispense cependant pas l’utilisateur de respecter quelques règles de sécurité élémentaires :
- utiliser un mot de passe unique ;
- ne jamais communiquer ses identifiants ;
- activer l’authentification renforcée lorsqu’elle est proposée ;
- maintenir son adresse e-mail de récupération à jour ;
- se déconnecter après une utilisation sur un appareil partagé ;
- se méfier des faux messages demandant ses identifiants.
Un e-mail prétendant provenir de MyPeopleDoc et demandant directement un mot de passe doit notamment être considéré avec prudence.
Que faire en cas de problème de connexion ?
Les difficultés d’accès à MyPeopleDoc proviennent le plus souvent d’un identifiant oublié, d’un mot de passe incorrect, d’une ancienne adresse électronique ou d’un problème lié à l’activation initiale.
La première étape consiste à vérifier que l’adresse utilisée correspond bien à celle associée au compte.
En cas de mot de passe oublié, utilisez la procédure de récupération proposée depuis la page de connexion. Un message est normalement envoyé à l’adresse rattachée au compte afin de permettre la réinitialisation.
Si ce message n’arrive pas, vérifiez :
- le dossier des courriers indésirables ;
- l’orthographe de l’adresse e-mail ;
- vos anciennes adresses personnelles ;
- l’éventuelle utilisation d’une adresse professionnelle lors de l’activation.
Que faire après avoir quitté l’entreprise ?
Un problème fréquent apparaît lorsqu’un salarié avait associé son coffre-fort à une adresse professionnelle devenue inaccessible après son départ.
Il est donc recommandé de mettre à jour les coordonnées du compte avant de quitter l’entreprise, lorsque cela est encore possible.
Si l’accès est déjà perdu, les démarches dépendent de la nature du problème. Pour une difficulté liée à l’invitation ou aux informations transmises par l’employeur, le service RH constitue généralement le premier interlocuteur. Pour un problème concernant directement le compte MyPeopleDoc, les solutions d’assistance proposées par UKG peuvent être utilisées.
Que faire si certains documents manquent ?
L’absence d’un bulletin ou d’un document RH ne signifie pas nécessairement que le coffre-fort fonctionne mal. MyPeopleDoc ne crée pas lui-même les documents : il met à disposition ceux que l’employeur lui transmet.
Si une fiche de paie ou une attestation qui devrait être présente n’apparaît pas, il faut donc commencer par contacter le service paie ou les ressources humaines.
MyPeopleDoc sert ainsi avant tout d’intermédiaire sécurisé entre l’entreprise et le salarié. Une fois correctement activé, le coffre-fort permet de conserver les documents RH dans un espace durable, de les consulter à distance et de les récupérer lorsque cela devient nécessaire. Pour en tirer pleinement parti, le plus important reste de conserver ses identifiants, d’utiliser une adresse personnelle durable et de sécuriser soigneusement l’accès au compte.
